Desarrollo de Proyectos

Cómo Realizar un Proyecto Paso a Paso

■ 1. LA METODOLOGÍA DE PROYECTO

■ 1.1 EL PROYECTO COMO ELEMENTO DE PROGRAMACIÓN

• El concepto de proyecto se utiliza en diferentes ámbitos para definir aquello que se piensa llevar a cabo.

• Es un avance anticipado de las acciones que se deben realizar para conseguir unos determinados objetivos (Pérez Serrano).

• Un proyecto forma parte, en la mayoría de los casos, de un nivel de planificación mayor (plan o programa) y que a su vez se estructura en niveles de planificación menor (actividades y tareas).

• Un conjunto de tareas constituye una actividad.

• Un conjunto de actividades forma un proyecto.

• Un conjunto de proyectos configura un programa (programación).

• Un conjunto de programas constituye un plan (planificación).

• La animación sociocultural en general y en concreto la animación en el tiempo libre tienen como una de sus herramientas de trabajo más frecuentadas la denominada metodología de proyecto.

• Generalmente, los animadores socioculturales reciben el encargo de elaborar proyectos por parte de instituciones públicas, empresas privadas o asociaciones de  persa índole.

■ 2. FASES EN LA ELABORACIÓN DE UN PROYECTO

FASE 1: análisis de la realidad

FASE 2: planificación

FASE 3: ejecución

FASE 4: evaluación

FASE 1

Análisis de la realidad

• Una vez recibido el encargo de elaborar un proyecto de animación sociocultural para el tiempo libre, se tiene que iniciar la primera fase de análisis de la realidad.

• "Saber dónde estamos para saber adónde vamos y cómo hacerlo".

• Para ello: estudio basado en datos que puedan ser de utilidad para el proyecto.

• Esta primera fase de un proyecto recibe diferentes denominaciones:

- Fase de diagnóstico

- Estudio de necesidades

- Diagnóstico de la situación 

- Análisis de la demanda

Justificación del proyecto

• Antecedentes

• Contexto

• Necesidades y demandas

• Recursos

Antecedentes: En esta fase se trata de recoger información sobre el incipiente proyecto a partir de la formulación de algunas preguntas como:

- ¿desde cuándo se habla de este proyecto?

- ¿de qué modo surgió la idea inicial?

- ¿de quién partió la iniciativa?

- ¿quién decidió hacer el encargo?

- ¿se dispone de proyectos similares elaborados con anterioridad?

Contexto: Entorno social, cultural, político y económico. 

Hay que concretar la siguiente información:

- Localización espacial. Situación geográfica. Comunicaciones.

- Antecedentes históricos. Fiestas y tradiciones. Patrimonio cultural.

- Demografía. Características de la población. Nivel de estudios. Estilos de vida.

- Organización social: clases sociales, recursos económicos, nivel de vida, etc.

- Destinatarios a los que se dirige el proyecto.

- Instituciones políticas. Movimientos asociativos. Organizaciones religiosas.

- Equipamientos culturales, deportivos, educativos, etc., del barrio o de la población.

- Medios de comunicación de la zona: prensa escrita, emisoras de radio, televisión, etc.

- Políticas y programas existentes.

Demandas y Necesidades: Recoger las demandas, las necesidades y los intereses de la población con la cual se va a trabajar. Ejemplos:

- Piscina de verano que quiere cursos de natación

- Camping que quiere que cada tarde de 3 a 5 se hagan juegos

- Actividades para navidades o semana santa

- Escuelas de verano

- Actividades en la playa

- Etc.

Recursos: Humanos, espaciales, materiales o económicos de que dispone la comunidad.

- Se trata de hacer una especie de inventario de los recursos existentes.

- La concreción de los recursos que se van a necesitar se hará en una segunda fase.

La Redacción de la Justificación: Toda la información recogida en esta primera fase del proyecto debe llevar a la redacción, con un lenguaje claro y preciso, de las razones que justifican la realización del proyecto que se presenta.

Instrumentos para el análisis de la realidad

• Observación: participante / no participante

• Documentación: libros / estudios / guías / informes / memorias / folletos / etc.

• Cuestionarios

• Entrevistas

• Técnicas participativas: lluvia de ideas, grupos de discusión...

FASE 2

Fase de programación

• Una vez hecho el análisis de la realidad.

• Actividades / acciones previstas de antemano con las que se pretende alcanzar determinadas metas y objetivos, utilizando determinados recursos.

El modelo de las 9 cuestiones

• Se basa en la aplicación de un batería de cuestiones que se pueden aplicar tanto para el diseño de programas globales como para el diseño de proyectos de animación y tiempo libre:

- Por qué se va a actuar: razones de la acción.

- Para qué se va a actuar: objetivos de la acción.

- Qué se va a hacer: decidir y concretar la acción.

- A quién se dirige la acción: los destinatarios.

- Cómo se va a hacer: metodología.

- Con quién se va a contar: recursos humanos, responsabilidades.

- Cuándo se va a realizar: tiempo de que se dispone, calendario.

- Dónde se va a hacer: ámbito y alcance de la acción.

Los objetivos

• Son el primer elemento que se tiene que considerar a la hora de elaborar una programación.

• Su redacción es una tarea fundamental para garantizar los resultados.

• Definirlos de la forma más clara posible. Son enunciados de los resultados esperados o propósitos que se desea alcanzar.

• Para que un proyecto sea viable, los objetivos deben ser alcanzables.

• Características que deberían cumplir los objetivos:

- Claros. Enunciados en un lenguaje concreto, preciso y comprensible. Verbo en infinitivo.

- Realistas. Posibles de alcanzar con los recursos disponibles.

- Pertinentes. Que tengan relación con el tipo de proyecto que se está diseñando.

- Evaluables. Al finalizar las diferentes etapas debe saber si se han conseguido o no.

Tipos de objetivos

Generales

- Son el propósito central del proyecto, las grandes metas que se quieren conseguir, las finalidades del trabajo que se desarrolla.

- No expresan una conducta medible directamente, por lo que en su formulación se suelen utilizar verbos de acción que son difíciles de cuantificar: concienciar, potenciar, fomentar, comprender, imaginar, apreciar, disfrutar, pensar, analizar, considerar, participar, evaluar, etc.

Específicos

- Expresan acciones mucho más concretas en relación con los objetivos generales.

- Tienen que estar claramente formulados y no dar lugar más que a una interpretación.

- Tienen que determinar la actividad y las conductas que se pretende vivenciar. Algunos verbos que se utilizan para formularlos son: saber, comprender, crear, estimar, disfrutar, aumentar, disminuir, conseguir, buscar, mantener, iniciar, clasificar, ordenar, enumerar, etc.

Los recursos

• A la hora de definir los objetivos hay que ser realistas y no confundir, como sucede a menudo, lo posible con lo deseado.

• Siempre hay que adecuar lo deseado a lo posible.

• Lo posible viene condicionado por los recursos de que se dispone.

Los Recursos Humanos (RRHH)

• Tener previstas las personas que se ocuparán de las  persas tareas bien sea de forma desinteresada (voluntarios) o remunerada (profesionales).

• Precisar la cantidad de personas y la capacitación y/o titulación que se requiere.

• Precisar el tiempo que cada persona va a dedicar al proyecto concreto.

• Luego se pasa a elaborar un "organigrama" (representación gráfica y esquemática de las diferentes tareas y responsabilidades, de las relaciones jerárquicas).

Los Recursos Materiales (RRMM)

• Para la ejecución del proyecto se necesita disponer de algunos materiales e infraestructuras:

• Materiales inventariables: se trata de todos aquellos materiales, instrumentos, herramientas, utensilios, etc., que son propiedad de una organización o bien han sido cedidos o alquilados y que no desaparecen por su uso.

• Materiales fungibles: materiales que desaparecen a medida que se va desarrollando el proyecto.

• La infraestructura: se refiere a los locales, espacios, bienes inmuebles (pabellones, campos de fútbol, aula, taller...).

Los Recursos Económicos (RREE)

• Todo proyecto debe contar con una previsión de los gastos y de los ingresos que supondrá su ejecución

• La partida de gastos debe contemplar los siguientes conceptos:

- Personal. Todo gasto referido a las personas que participan en el proyecto de forma remunerada. Se debe especificar el tipo de personal, el tipo de contrato y la remuneración.

- Material. Se refiere al material necesario para el desarrollo del proyecto (inventariable / fungible / de alquiler).

- Transporte. Se refiere a si contemple desplazamientos de los equipos de trabajo o de los participantes. Esto genera unos gastos que se deben prever.

- Locales. Gastos que generan la utilización de locales y espacios (alquiler, agua, luz, teléfono.)

- Imprevistos. En la elaboración del presupuesto siempre hay que reservar una cantidad de dinero por si surge algún imprevisto que no está contemplado (5-10% del total).

• En cuanto a los ingresos hay que tener en cuenta los diferentes sistemas de financiación de un proyecto:

- Subvenciones. Ingresos recibidos por parte de alguna administración. Puede ser la propia promotora del proyecto o una que esté dispuesta a darnos su apoyo económico.

- Esponsorización y patrocinio. Empresas privadas (donación externa) y publicidad o aparecer como patrocinadoras.

- Financiación propia. Cuando el proyecto se realiza desde una asociación -> ingresos y financiación -> actividades internas para recaudar fondos, cuotas.

Las actividades y tareas. La temporalización

• La ejecución de un proyecto consiste en desarrollar un conjunto de actividades y tareas.

• Hay que indicar de forma concreta y precisa el conjunto de actividades que hay que llevar a cabo, así como la manera en que se suceden, complementan y coordinan las diferentes tareas.

• La temporalización permite el encadenamiento y la secuencia de las diferentes fases del proyecto y de las actividades y tareas que lo forman.

• Hay que hacer una estimación de la duración aproximada de cada una de las fases o actividades y decidir la secuencia de todas ellas en el proyecto.

• Para facilitar la organización de actividades tenemos los siguientes recursos:

- El planning (calendario). Sobre éste se marca día a día las  persas acciones. Fechas en que tienen que llevarse a cabo las distintas actividades. Se pueden utilizar franjas de colores.

- El cronograma o gráfica de Grantt. Similar al anterior pero en forma de tabla.

- El timing. Cuando se temporaliza una actividad que transcurre en un periodo de tiempo más corto. Consiste en desglosar (por horas y minutos) cada una de las tareas o acciones en el orden que se tiene previsto.

FASE 3

Ejecución

• Puesta en marcha de todo el proyecto.

• El proceso de ejecución se realiza mediante 3 bloques de actividades y tareas:

- Las actividades de comunicación.

- Seguimiento de las actividades y tareas.

- Actividades y tareas de seguimiento y control (fase de evaluación).

Las actividades de comunicación

Campaña de Comunicación:

• Campaña de información, sensibilización, difusión, motivación, promoción del proyecto.

• Objetivos: informar y motivar.

• Promover la participación.

• Saber comunicar ("vender") el proyecto que se elabora.

Recursos de Comunicación:

• Publicidad, marketing, medios de comunicación, etc.

Diseño Gráfico:

• Cuando no se dispone de recursos económicos para publicidad.

• Transmitir la idea/proyecto de forma visual con propios recursos informáticos.

Publicidad:

• La publicidad dispone de muchas herramientas.

• Seleccionar las más adecuadas en función del tipo de proyecto, del tipo de usuario y de los recursos económicos.

• Carteles, folletos, pancartas, anuncios en medios de comunicación, internet (página web y/o correo electrónico).

Seguimiento:

• Se pueden preparar unas hojas de seguimiento: fichas de control.

• Permiten controlar el funcionamiento del grupo, de las actividades o de las tareas a medida que se van anotando las incidencias que se puedan producir.

FASE 4

Evaluación

¿Por qué evaluamos?

• Por ser una manera de recibir feed-back sobre las intervenciones y actividades para mejorar y progresar.

• Por ser una responsabilidad social y política si el proyecto está financiado con fondos públicos (el contribuyente tiene derecho a saber en qué y cómo se está empleando el dinero público).

• La evaluación es el proceso de reflexión.

• Permite explicar y valorar los resultados de las acciones realizadas.

• Sirve para reconocer los errores y aciertos de cualquier práctica, a fin de corregirlos en el futuro.

• Tiene por objeto comprobar si se ha conseguido lo que uno se había propuesto, es decir, si se han cumplido los objetivos que se habían previsto.

• Constituye un medio para mejorar el proceso y para hacer un uso más adecuado de los recursos humanos y materiales.

• Evaluación inicial (los usuarios, sus necesidades, el propio diseño del proyecto), continua (su ejecución, el proceso que se va siguiendo, los efectos que produce, el grado de satisfacción de las personas implicadas) y final (grado de idoneidad, eficacia y efectividad).

■ 3. TRABAJO A REALIZAR

• Se trata de realizar un proyecto que tenga la calidad para poder llevarse a la práctica si fuera necesario.

• Hay que elegir un colectivo determinado: infantil, juvenil, adultos, tercera edad...

• También debes elegir el espacio donde lo llevarás a cabo: colonias, ludoteca.

• Además debes tener en cuenta:

- Justificación del proyecto

- Características del grupo

- Objetivos

- Actividades

- Duración (época del curso o año que se realizará)

- Lugar de realización (entorno)

- Relación con otros profesionales y/o padres de alumnos, etc.

- Otros aspectos que consideres relevantes (prevención de riesgos, etc.)

- Recursos: humanos, materiales y financieros

- Evaluación

- Informe

Ejemplo de Proyecto: Proyecto Escuela de Verano